مدیریت زمان مهارت بسیار مهمی است که متأسفانه اغلب مدیران و صاحبان کسب و کار در صنایع آهن و فولاد کشور با آن مشکل دارند. مخصوصاً کسب و کارهای کوچک و تازه‌کار آنقدر سرمایه و جایگاه مطمئنی ندارند که تلف شدن کمی وقت به آنها آسیب نزند. توانایی در مدیریت زمانی بسیار با ارزش است. کسب و کارهایی که از مدیریت زمان خوبی برخوردارند، بازخورد و خروجی‌های بهتری هم خواهند داشت.
نقاط قوت داشتن توانایی در مدیریت زمان
مدیریت زمان باعث می‌شود که یک مدیر بتواند مشکلاتش را بهتر حل کند. حل شدن مشکلات یعنی روند رو به رشد برای کسب و کار. برای هر کسب و کاری داشتن پیشرفت یک امر حیاتی است. برنامه‌ریزی دقیق و ساختارمند باعث صرفه‌جویی در مقدار زمان انجام کارها می‌شود. بدین ترتیب از این زمان اضافی می‌شود برای حل مشکلات و آمادگی برای حوادث غیر مترقبه استفاده کرد.
صاحبان کسب و کارها باید محیط کار خود را طوری سازمان بدهند که ارزش زمان در آن حفظ شود. در ادامه چند راه برای بالا بردن مدیریت زمان در محیط کار ارائه شده است:
1- اولویت‌بندی کارها
اگر قبل از انجام کارها، آنها را اولویت‌بندی کنید، به همه‌ی کارهای روزانه‌ی خود خواهید رسید. همیشه اول صبح از خودتان بپرسید: امروز چه کارهایی باید انجام دهم. تمام کارها را روی یک کاغذ بنویسید و آنها را به ترتیب اولویت شماره‌بندی کنید. در این صورت اگر با مشکلی روبه‌رو شدید و نتوانستید به همه‌ی کارهای خود برسید حس خوبی خواهید داشت که کارهای مهم را انجام داده‌اید.
2- میزان موفقیت در رسیدن به اهداف خود را برآوُرد کنید
این کار هم برای صاحبان کسب و کار و هم برای کارمندان بسیار مهم است. اهداف شما باید دقیق، صریح و روشن باشند تا بتوانید دقیقاً اندازه بگیرید که چه‌قدر به آنها نزدیک شده‌اید. میزان پیشرفت خود را بسنجید. به عنوان یک شرکت فعال در صنایع آهن و فولاد امروز، شما همیشه باید از خودتان این سؤال را بپرسید: «سال دیگه این موقع ما تو چه وضعی هستیم؟» یا «چه قدر باید کار کنیم که به هدف ماه آینده برسیم؟» پاسخ دادن به این سؤالات باعث می‌شود همیشه برنامه‌ی دقیقی برای انجام کارها داشته باشید و برای آنها زمانبندی کنید. مدیریت زمان فقط به معنای زمانبندی دقیق داشتن نیست، داشتن تمرکز لازم روی اهداف شرکت هم به نوعی مدیریت زمان است.
3- آینده‌نگر باشید
اگر امروز برای آینده برنامه‌ریزی کنید، زمان کافی برای انجام کارها را در آینده به شما خواهد داد و از استرس شما کم خواهد کرد. وقتی اهداف شما مشخص باشد، زمان لازم برای انجام آنها هم مشخص خواهد بود. یکی از مهمترین نکات در برنامه‌ریزی، واقع‌نگری است. رؤیاپردازی نکنید. با نگاه واقع بینانه برآورد کنید که چه اهدافی دارید و برای رسیدن به هرکدام از آنها، چقدر زمان لازم دارید.
3-1- زمان پول است
رسیدن به تولید خوب در کمترین زمان باید مهمترین هدف شما باشد. اما حواستان باشد که زمانبندی شما باید واقع‌بینانه باشد. عقب افتادن از برنامه می‌تواند هرکسی را ناامید کند. حتی اگر خودتان ناامید نشوید، کارمندان شما خواهند شد. پس برنامه‌ای دقیق و قابل انجام بریزید.
4- سپردن کارها به دیگران
به عنوان یک مدیر و یا صاحب یک کسب و کار در صنایع آهن و فولاد، زمان شما در طول روز، معمولاً بین کارهای مختلفی تقسیم می‌شود. از کارهای عادی گرفته تا کارهایی که برای رسیدن به اعداف بلندمدت خود انجام می‌دهید. این نکته خیلی مهم است که بدانید چه کاری را در چه زمانی به عهده‌ی یک نفر دیگر بگذارید. داشتن توانایی در انجام این کار، زمان بسیار زیادی را برای شما ذخیره می‌کند که می‌توانید از آن برای انجام کارهای دیگر خود استفاده کنید. یک چیز مهم دیگر:
این کار شما باعث می‌شود مسئولیت‌پذیری را هم به کارمندان خود یاد بدهید و آنها برای انجام کارهای بزرگتر آماده کنید.
4-1- چه کاری را به چه کسی بسپارید
بسیار مهم است که از مسئولیتی که بر دوش دیگری می‌گذارید، برآوردی خوبی داشته باشید. مثلاً حتماً دقت کنید که آیا این کار نیاز به آموزش آن فرد دارد؟ آیا اگر خودتان انجامش دهید زمان کمتری خواهد گرفت؟ اگر او انجامش دهد باز من باید کلی وقت تلف کنم تا ایرادهای احتمالی‌اش را برطرف کنم؟ همه‌ی این سؤال‌ها مشخص می‌کند که آیا این کار درستی خواهد بود یا نه.
توضیحات بیشتر در مورد مدیریت زمان
زمان قیمت ندارد. پول از دست رفته جبران می‌شود، کسب و کار ورشکسته را هم شاید بتوان از نو ساخت اما زمان چه؟ زمان برگشت‌ناپذیر است. به همین خاطر است که نباید آن را تلف کنید. در ادامه راه‌کارهای دیگری را درباره‌ی مدیریت زمان به شما ارائه خواهیم داد:
1- گزارش‌نویسی
قبل از انجام هرکاری باید گزارش کارهای حداقل یک روز خود را بنویسید. یک تکه کاغذ بردارید و شروع کنید به نوشتن؛ از همان لحظه‌ای که از خواب بیدار می‌شوید شروع کنید تا شب که دوباره چشمانتان را می‌بندید. باید تک تک دقایق روز خود را با ارزش بدانید. همه‌ی کارهای خود را مثل گزارش برای خود بنویسید و ببینید هرکدام چقدر زمان نیاز دارد. همه‌ی کارها یعنی همه‌ی کارها از قرار برای معامله‌ی آهن گرفته تا غذا خوردن. تنها در این صورت است که یک گزارش‌نویسی به درد بخور انجام داده‌اید.
2- وقت‌تلف‌کن‌ها را پیدا کنید
بعد از اینکه نوشتن گزارش روز خود را به پایان رساندید، حالا زمان آن رسیده که ببینید چه چیزهای از همه بیشتر وقت شما را تلف می‌کنند. فعالیت‌های خود را طبقه‌بندی کنید و وقت‌تلف‌کن‌ها را از بین آنها خط بزنید. باید بنشینید و سر حوصله حساب کتاب کنید تا به یک زمانبندی درست برسید. هدف اصلی از انجام این کار آن است که تشخیص دهید کجاها نشتی وقت دارید. معمولاً بیشتر وقت‌تلف‌شدن‌ها مربوط به اینستاگرام و تلگرام و به طور کلی تلفن همراه است.
3- تکنیک پومودورو (pomodoro)
این تکنیک یکی از بهترین فنون در مدیریت زمان است. توی این روش شما 25 دقیقه وقت دارید که روی یک مسئله‌ی خاص تمرکز کنید. بعد 5 دقیقه استراحت می‌کنید و می‌روید سراغ مسئله‌ی بعدی. برآورد زمان انجام کارها به شما کمک خواهد کرد که کدام کارها زمان کم و کدام کارها زمان زیادی می‌خواهد. بعد برای هرکدام از آنها از تکنیک پومودورو استفاده کنید. مثلاً خودتان را به 10 پومودورو در هفته برای تلگرام محدود کنید اما برای انجام کارهای مهم مربوط به کسب و کار خود، 40 پومودورو بگذارید.
4- قانون 80/20
یکی از راه‌های تشخیص اینکه ببینید کجاها باید بیشتر و کجاها باید کمتر وقت بگذارید، استفاده از روش 80/20 است. اصل حرف این قانون این است: 80% نتیجه‌ی یک کار، حاصل 20% از تلاش شماست. کار اصلی شما باید این باشد که زمان بیشتری را به انجام آن 20 درصد کار مفید اختصتص دهید. همان 20 درصدی که بیشترین نتیجه را به شما می‌دهد. باید هر هفته بنشینید و خوب فکر کنید که این 20 درصد کجا بوده و برای هفته‌ی بعد تمرکز خود را به آن معطوف کنید تا بازده شما بالا برود.
5- به دیگران مسئولیت بدهید اما آنها به حال خودشان رها نکنید
همانطور که قبلاً گفتیم شما باید مسئولیت برخی کارها را به دیگران بسپارید. این بدان معنا نیست که آنها را به خود رها کنید. شما باید کار را به کسی بسپارید که از قبل او را برای چنین کاری آماده کرده باشید. یکی از مهمترین کارها آن است که از همان اول افراد مناسب را استخدام کنید. اما اختصاص دادن یک زمان مناسب برای آموزش آنها هم ضروری است.
6- کاری به کار کارمندانتان نداشته باشید
وقتی که کارمندانی آموزش‌دیده و مطمئن دارید، بهترین کار این است که تا جای ممکن کاری به کار آنها نداشته باشید. کارمندان زمان شما را خیلی بیشتر از آنچه فکر می‌کنید خواهند گرفت. یک کارمند بد از هر چیز دیگری، وقت بیشتری از شما تلف خواهد کرد. پس از همان ابتدا در استخدام آنها خوب دقت کنید. البته کارمندان خوب هم می‌توانند باعث تلف شدن وقت شما بشوند. آنها می‌خواهند مثل یک دانش‌آموز نمونه توجه شما را جلب کنند. تا جای ممکن دفتر خود را از کارمندانتان دور کنید. یادتان باشد شغل شما با کارمندانتان خیلی فرق دارد.
7- سندروم شیء جذاب را جدی بگیرید
آخرین و یکی از مهمترین نکات آن است که سندروم شیء جذاب را بشناسید. در طول انجام کار، اتفاقات بسیاری می‌افتد و فرصت‌های وسوسه‌کننده‌ی زیادی برای شما ایجاد خواهد شد که توجه شما را به خود جلب می‌کنند. این حواس پرتی‌ها وقت زیادی را از شما می‌دزدد. فرصت‌های جدید خوب هستند، اما به یاد داشته باشید که همین فرصت‌ها می‌توانند ضرر زیادی هم به شما برسانند.
منبع: گروه تامین محتوای فولاد ۲۴