در تنظیم هر بودجه ای معمولاً هزینه ها در برابر درآمدها پیش بینی می شود. اما در مورد نمایشگاه وضع فرق می کند.غالباً در نمایشگاه ها نمی توان انتظار حصول درآمد فوری داشت. در تنظیم بودجه نمایشگاه ها هزینه های نمایشگاه به ۴ بخش تقسیم می شود:
- هزینه های مستقیم
- هزینه های غیرمستقیم
- هزینه های تبلیغاتی
- هزینه های پرسنلی
در ادامه به بیان جزئیات موارد ذکر شده می پردازیم :
پیش بینی هزینه‌های برگزاری نمایشگاه شامل هزینه های:
- اجاره محل برگزاری با تمامی امکانات لازم.
- طراحی و غرفه سازی با کلیه امکانات و تجهیزات اضافی.
- بیمه نمایشگاه با پوششهای لازم.
- پیمانکاران مورد نیاز در نمایشگاه از قبیل نظافـت محوطـه و سـالن - حفاظـت ازمحوطه و سالن در طول ساعات برگزاری و ساعات تعطیلی کار نمایشگاه و . . .
- چاپ پوستر - بروشور - دفترچه راهنما و ثبت نام مشارکت کنندگان.
- چاپ کارت‌های شناسایی، پارکینگ، دعوت، نقشه، بلیط و... .
- درج آگهی در جراید داخل و خارج از کشور.
- ساخت و پخش تیزرهای تبلیغاتی.
- هدایا و اشانتیون‌های تبلیغاتی.
- اجرای مراسم افتتاحیه و اختتامیه و تهیه گزارش نمایشگاه.
- هزینه‌های ناشی از اعمال تخفیفات پلکانی بر اساس متراژ‌های مختلف.
- هزینــه هــای ناشــی از اعطــای پورســانت بــه دیگــر شــرکتهایی کــه در جلــب مشارکت کننده همکاری می‌کنند.
- هزینه‌های دفتری شامل تلفن، فاکس، پسـت، حقـوق و دسـتمزد پرسـنل دائـم وموقت، اقامت عوامل اجرایی در محل برگزاری نمایشگاه، ایاب و ذهاب، صدور ویزا، لباس فرم، خورد و خوراک، پذیرایی و . . .
- هزینه‌های پیش بینی نشده معادل 5 % سرجمع هزینه ها.
- کارگزار و گمرک.
- ارسال کالا و برگشت کالا
در ادامه، چند نمونه از هزینه های فوق را مختصراً توضیح خواهیم داد :
غرفه سازی:
گاهی اوقات بودجه برای هزینه غرفه سازی به حدی کم است که کفاف برخی موارد حیاتی را هم نمی‌دهد و گاهی به حدی زیاد است که باعث بروز خرج‌های اضافی می‌شود. برای اطلاع از چگونگی برقراری تعادل در ساخت و هزینه های غرفه سازی به مقاله های غرفه سازی و غرفه سازی ارزان مراجعه کنید.
تبلیغات:
چاپ انواع بروشور و کاتالوگ و استند به گسترش اطلاعات کار شما کمک بسزایی خواهد کرد. تبلیغات را به هیچ عنوان کنار نگذارید .تاثیر یک کاتالوگ و بروشور برای کسب و کار شما غیر قابل انکار است . بسیاری از بازدیدکنندگان بعد از مطالعه بروشور شما تنها در صورتی که نکته قابل توجه در آن پیدا کنند با شما وارد مذاکره میشوند.. یک نکته قابل توجه دیگر این است که تبلیغات خود را در سطح بروشور و کاتالوگ نگه ندارید شما میتوانید از استندهای تبلیغاتی و بنرهای بزرگ نیز در سطح محل برگزاری نمایشگاه استفاده کنید. برای اینکه تبلیغاتی هدفمند و بهینه در جهت جذب مخاطب و نیل به اهداف سازمانی داشته باشید، اینجا کلیک کنید.
هدیه:
هزینه دیگری که باید در نظر گرفته شده هدیه است. هدیه نمایشگاهی در ثبت یک خاطره شیرین برای بازدیدکنندگان بسیار تأثیرگذار است و هرچه نفیس‌تر باشد، بیشتر روی مخاطبان تأثیر می‌گذارد.
حتماً به خاطر داشته باشید سطح بالاتری از هدیه هایی که برای بازدیدکنندگان عمومی در نظر دارید، برای مدیران ارشد در نظر بگیرید .
پذیرایی:
شما باید در غرفه خود باید انواع شکلات، شیرینی، چای، قهوه و نوشیدنی‌های سرد را داشته باشید تا با توجه به سلیقه و ذائقه بازدیدکنندگان بتوانید از آنها پذیرایی کنید. توجه داشته باشید این پذیرایی تنها مخصوص افرادی است که وارد غرفه میشوند و قصد انجام مذاکرات تجاری را دارند.
جوایز و قرعه کشی:
هزینه ای که اکثر شرکت ها در دوره حضور خود در نمایشگاه ندارند مربوط به جوایز و قرعه‌کشی‌ها است.توجه داشته باشید اگر می‌خواهید برای مدتی یکی از شلوغ‌ترین غرفه‌های نمایشگاه را داشته باشید بهتر است یک مسابقه یا قرعه‌کشی برگزار کنید. البته قرعه‌کشی هزینه بسیار زیادی دارد و مهمترین نکته این است که تنها در صورتی میتوانید موفق باشید که از تجمع بازدیدکنندگان در مقابل غرفه خود درست و به جا استفاده کنید . برای اطلاع از سایر راه های جذب بازدیدکنندگان حین نمایشگاه، اینجا کلیک کنید.
پیش بینی در آمد های نمایشگاه:
- فروش غرفه در فضای سرپوشیده و باز.
- واگذاری کیوسک های خدماتی عرضه مواد خوراکی.
- واگذاری امتیاز چاپ کتاب و تبلیغات.
- واگذاری امتیاز دیگر خدمات مورد نیاز نمایشگاه.
- جذب اسپانسر.
- فروش بلیط در صورتی که جزء سیاستهای برگزارکننده باشد.
عدم برنامه‌ریزی مناسب باعث از دست رفتن بودجه نمایشگاه شما خواهد شد.
هنگام برگزاری نمایشگاه شما نمی‌توانید به میزان زیادی برای آینده خود برنامه‌ریزی بکنید، به‌خصوص اگر نمایشگاه در خارج از کشور باشد. زیرا در این حالت بودجه شما با بهترین و کم خرج‌ترین سناریو مخارج برگزاری نمایشگاه تنظیم شده است که هیچ فرصت انعطاف‌پذیری برای انجام کارهای دیگر در آن بودجه وجود ندارد. خوشبختانه بعد از شرکت در چند نمایشگاه شما یاد خواهید گرفت واقعاً چه چیزهایی را باید سفارش دهید(فرش، چراغ ها و…) و یا باید از تهیه چه چیزهایی صرف نظر کنید (برای مثال لوله‌کشی، علامت‌ها، امنیت و…). یک دفترچه یادداشت یا یک نرم‌افزار مدیریت زمان خوب به شما کمک می‌کند تا مهمترین موارد ضروری مورد نیاز خود را علامت گذاری کنید.
نتیجه گیری
در این مقاله سعی کردیم به شرح هزینه ها، درآمدها و در نتیجه بودجه اختصاص داده شده به نمایشگاه بپردازیم. همچنین عنوان شد که عدم برنامه ریزی مناسب باعث از دست رفتن بودجه نمایشگاه خواهد شد. پس در این قسمت میزان انعطف پذیری شما حائز اهمیت است، زیرا همانطور که گفته شد ممکن است هزینه های پیش بینی نشده ای پیش رو داشته باشید. بنابراین سعی کنید با استفاده از نرم افزارهای مدیریتی و یادداشت برداری های روزانه از ریز اقلام و اقدامات، یک برنامه ریزی منعطف داشته و مقداری بودجه برای موارد احتمالی خارج از پیش بینی هایتان در نظر بگیرید تا با خیالی آسوده مأموریت برگزاری نمایشگاه را به سر منزل مقصود برسانید. اگر می خواهید بدانید یک نمایشگاه چگونه سریعاً موفق می شود یا شکست می خورد، اینجا کلیک کنید.
منبع: گروه تأمین محتوای فولاد24