چک لیست اقدامات قبل ازبرگزاری در نمایشگاه
لیست اقداماتی که بهتر است قبل از برگزاری نمایشگاه انجام گردد:
- آماده سازی و رزرو محل اقامت پرسنل در زمان نمایشگاه
- جمع آوری بانک اطلاعاتی از مشتریان و بازارهای بالقوه و بالفعل و طبقه بندی جمع آوریهای بانک اطلاعات
آمار و اطلاعاتی که در مورد بازدیدکنندگان و تخصص و حوزه فعالیت و کالای مورد علاقه آن ها جمع آوری می کنید به منزله نهالی است که در نمایشگاه هرس می نمایید.
یکی از روش های معمول در نمایشگاه ها ثبت اطلاعات روی کارت های مخصوص است که بعدا در دفتر مرکزی شرکت بایگانی می شود.هر اندازه روابط عمومی قوی تر باشد احتمال موفقیت بیشتر خواهد بود فعالیت های روابط عمومی باید کمک کند که اشخاص مورد نظر به سوی غرفه شما کشیده شوند.باید با وسایل ارتباط جمعی به گونه ای رابطه نزدیک برقرار کنید که پیش از شروع نمایشگاه اطلاعات شما در اختیار آن ها باشد.سعی کنید بیش از دیگران پای نمایندگان مطبوعات را به غرفه خود باز نمایید به علاوه رابطه نزدیک با روابط عمومی مدیریت سازمان نمایشگاه داشته باشید و تبلیغات خود را با برنامه های تبلیغاتی سازمان نمایشگاه برنامه ریزی کنید.
- ارسال دعوتنامه برای هر یک از مشتریان.
- درج آگهی در مجلات تخصصی و محلی در صورت امکان.
- آماده سازی نمونه های کالا/ کالاهای مورد نظر جهت به نمایش درآوردن.
- آماده سازی ملزومات اطلاع رسانی (کارت ویزیت، رزومه، پوستر، کاتالوگ، بروشور، سی دی مولتی مدیا و ...).
- آماده سازی هدایای تبلیغاتی در چند دسته برای مراجعه کنندگان مختلف.
- آماده سازی وسایل پذیرایی داخل غرفه.
- جمع آوری اطلاعات در مورد تاکتیکها و تکنیکهای رقبا برای حضور در نمایشگاه.
- گرفتن پلان نمایشگاه و مشخص شدن جایگاه غرفه نمایشگاهی و درصورت نیاز تغییر جای غرفه و درنظر گرفتن محل دید و تردد مناسب.
- انجام طراحی غرفه با درنظر گرفتن مواردی که در مقاله غرفه سازی و غرفه سازی ارزان به آنها اشاره خواهیم کرد.
- آماده سازی یونیفرم برای غرفه داران و لوگوی شرکت برای نصب بر روی سینه.
- تهیه فرمهای مخصوص بازدیدکنندگان.
- تهیه سایر فرمها و لیستهای مد نظر مدیران.
- پیش بینی کادر تخصصی شامل: کارشناس فنی مربوطه، کارشناس بازرگانی برای جذب و امضای قرارداد، نیروهای کمکی جهت ارتباط با مراجعه کنندگان، مسئول غرفه.
- آموزش تکنیک های برخورد در نمایشگاه به پرسنل.
- هماهنگ کردن قرارهای ملاقات خاص با مدیران ارشد کارفرما در نمایشگاه.
- توجیه یک یا چند نیرو جهت جمع آوری اطلاعات کلیه رقبای حاضر در نمایشگاه، اعم از لیست محصولات، لیست قیمت، شرایط فروش، کانالهای توزیع و شناسایی مدیریت و ارزیابی قابلیتهای شرکت کنندگان.
- برنامه ریزی شیفت پاسخگوی نیروهای مستقر در غرفه و چک کردن برنامه ها با توجه به زمانبندی در نظر گرفته شده.
- قرار دادن یک نماینده با اختیارات لازم در نمایشگاه.
- چک کردن آموزش پرسنل.
- گزارش گیری عملیات قبل از نمایشگاه.
چگونگی مدیریت خدمات پذیرایی در اقدامات قبل از نمایشگاه
یکی دیگر از فعالیت ها و یا اقداماتی که در غرفه ها انجام میشه، پذیرایی از مهمان ها و بازدیدکننده ها می باشد، اگر غرفه شما جایگاه های VIP و یا CIP داشته باشه برای مهمان های ویژه VIP باید تدارکاتی برای پذیرایی از قبل آماده کرده باشید، همچنین برای ناهار پرسنل غرفه هم باید از قبل تمهیداتی اندیشیده باشید خدمات پذیرایی شامل :
- منوی پذیرایی از مهمان ها
- آب سرد کن و یا آب جوش
- ظروف مورد نیاز برای پذیرایی
- تعیین رستوران مورد نظر برای ناهار
آیا ابزارها و فرمهایی جهت کمک به برگزاری مطلوبتر نمایشگاه برای مشارکت کنندگان وجود دارد؟
امروزه تلاش می کنند اکثر امور را در قالب فرمول و فرمهای مشخص و تعریف شده ای اجرا نمایند، چرا که این قبیل ابزارها منجر به نظام مند شدن فعالیت ها و نیز امکان پیگیری به موقع و جلوگیری از فراموشی و تقسیم مسولیت ها خواهد شد. از جمله این فرمها می توان به موارد زیر اشاره نمود:
فرم برنامه زمان بندی
فرم تدوین اهداف
فرم پیش بینی بودجه
فرم چک لیست تجهیزات
فرم مشخصات بازدیدکنندگان
فرم ثبت وقایع مهم
فرم گزارش نهایی در پایان نمایشگاه
چک لیست ملزومات تبلیغاتی و تزئیناتی:
- استند (استند محصولات )
- بنرهای دورتادور غرفه و بنرهای عنوانی
- بروشور
- کامپیوتر یا All in One
- لپتاپ
- گوش موبایل (پخش لایو در اینستاگرام)
- پاوربانک و شارژر
- اینترنت
- بلندگو، میکروفون
- پرچم رومیزی
- سیم اتصال بلندگو
- موسیقی نمایشگاهی
- لوازم تزئیناتی
- تزئینات داخلی غرفه
- فیلم و تیزر تبلیغاتی
چک لیست ملزومات مورد نیاز اولیه غرفه:
- میز، صندلی (میز روبروی غرفه و داخلی )
- سیم و کابل و چند راهی
- کاغذ و خودکار، پوشه
- زیردستی
- چسب، منگنه، قیچی، تیغ
- ابزارآلات
- کارت سینه
- کارت ویزیت
- دوربین و ۳ پایه
- لوازم نورپردازی
- هدیه برای بازدید کنندگان
- هدیه برای مسئولین
- لوازم قرعه کشی
- پذیرایی از بازدید کنندگان + ملزومات
- لباس و پوشش هماهنگ
- سازه نمایشگاهی مناسب
- تجهیزات گرمایشی یا سرمایشی
- کارگر
- جمع آوری ملزومات به طور مناسب
- برنامه ریزی روز نمایشگاه
- میز داخل غرفه + صندلی
همانطور که مشاهده کردید، در این مقاله سعی شد اکثر چک لیست های مورد نیاز قبل از برگزاری نمایشگاه را در اختیار شما بگذاریم تا بتوانید با آمادگی کامل در روند برگزاری این پرسه گام بردارید و دچار سردرگمی نباشید و با برقراری نظم لازم در ترتیب انجام کارها از نظر زمانی از رقبا پیشی بگیرید.
اگر می خواهید از اقدامات لازم در حین برگزاری نمایشگاه مطلع شوید، کلیک کنید و ادامه مطلب را در مقاله بعدی دنبال کنید.
منبع: گروه تأمین محتوای فولاد24